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【デジタルガジェットのジレンマ】なぜなら会社で使えないから、仕事で使えない

Lifehack系のブログだったり、仕事術の情報には少しだけアレルギーがあります。使ってみたいし、それが目の前のパソコンに入っていたらこうやって使ってみたいなということがたくさんあります。でも、そのほとんどを、通り過ぎていく車を横断歩道で見ているようにやり過ごしています。理由はただ1つです。 

Digital gadget dilemma

 

ネットでブログも書いてるのに素通りかよ?:なぜならば会社で使えない

信じられない話かもしれませんが、WindowsXPのパソコンはゴロゴロ転がっているのですが、インターネットに接続しているパソコンは2台だけ。ハードディスクがついているものもその2台限定で、USBメモリも使えない状況です。

携帯電話も持ち込みできません。

そのような環境で働いているのでウェブ系のサービスは使えませんし、タスクシュートを入れようにもなす術がありません。なので必然的に、仕事の管理は全て手書きで行います。 

今どきウェブ系のツールなしかよ?:タスク管理は全部手作業

基本は手書きの手帳です。デスクカレンダーにちょこちょこ書く人もいれば(まだいい方)、内勤の人は基本的になにもなしです。営業担当は専用端末を持たされているので、お客さんのところに行く予定はその中に入れられますが、しかしそれだけです。案件は会社の所定用紙で管理するようになっていますが、発送が記録を書くことなので、次になにをやればいいのかを把握することは不可能です。そもそも、書き出すことの習慣がない人には所定用紙の管理では管理があってないようなものです。

以前、銀行員の時間割という記事を書きましたが、銀行員の仕事はルーティンワークが多いので個人がタスク管理をする必要があまり組織として必要とされていないことはあると思います。特に内勤者はその傾向が強いです。営業担当や融資担当は同時に複数の案件を抱えていますし、実行までに結構な作業工数がありますので進捗具合の管理は重要です。工数はあっても基本的には稟議書を作る→店内で稟議する→本部へ回す→承認になったらお客さんに提案するの流れなので、これに慣れてしまっていると目に見えるように進捗管理をしなくても経験的にそろそろこれをやらなくてはということに依存しています。

みんなの仕事はどこでなにがどうなってるんだ?:管理職が管理できない

「タスク管理は個人の頭の中」でやっていると、管理職が全体を把握することが困難になります。所定の用紙にしっかりと書かれていればそれを読めばわかりますが、それでも読むという作業をあえてやらないといけない。それが仕事だといわれればそのとおりなのですが、自分も普通のプレイヤですので、管理仕事だけをやっていれば言い訳ではありません。自分も一般職と同じように走り回り、なおかつ全員のタスク管理を行う両方が求められます。

そうなると、みんなにとにかく案件が、そしてその進捗状況が見えるようにしてもらわなくてはいけません。これが一苦労です。タスクを書き出すことに慣れていない人たちに、それを誰もが見てわかるようにさせるのは並大抵のことではやってくれません。 

案件の現在位置はどこだ?:ひとりひとりに聞くのが一番早い

確実なのは、毎週曜日を決めて1日2人を1人ずつ話をする時間を作って進捗を管理することです。ここで個別の案件のことに突っ込んではダメです。瞬く間に時間がなくなります。とにかくこの時間だけは、案件の現在位置を確認することだけに集中します。そうすれば、どんなに多くても1人15分程度で案件の状況が把握できます。

これの管理には手作りのスプレッドシートを使います。とにかく簡単に。稟議書ができたらそのセルに1を入れる。お客さんに提案したら、そのセルに1を入れる。これだけです。

スプレッドシートの最初の方の列にはお客さんの名前と、着地予定月、案件の規模を入れてあります。別のシートに関数を入れておいて、もう1つのシートに集計結果がでてくるようにこちらも関数が入れてあります。案件の現在位置を把握すれば、何月にいくらできそうで、それがまだ提案しただけなのか、ほぼ決まりなのか、後は契約するだけなのかがわかるようにしてあります。 

自分の仕事の現在位置はどうしてるんだ?:手帳に書くしかない

これはもう、自分で手帳で管理するしかありません。誰も僕の仕事がどうなっているかに興味はないですからね。灯台下暗しで人の案件に関わってばかりいると自分の仕事があながち疎かになりがちです。

手帳の使い方は本当に何回も変えました。今でも、もっといい使い方があったらいつでも変えます。

仕事の管理方法は最近ではToodledoだったり携帯と連携したアプリが注目をあびていますが、未だに手書き中心でやるしかない世界もあるのです。隣の芝は青く見えるもので、デジタルツールが使えない世界にいるからその世界が青く見えるだけで、デジタルツールを使える人でもここは手書きだという方もいるでしょう。

これからもいろいろと試していきたいです。


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